Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können; für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. SmartWerkstatt erzeugt E-Rechnungen nach EN 16931 in beiden gängigen Ausprägungen: XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD 2.x als PDF/A-3 mit eingebettetem XML.
Abgebildet sind die praxisrelevanten Pflichtfelder: Leistungsdatum (BT-72), Käuferreferenz beziehungsweise Leitweg-ID (BT-10) für öffentliche Auftraggeber, eine vollständige Steueraufschlüsselung je Steuersatz sowie durchlaufende und steuerfreie Positionen mit korrekter Steuerkategorie. Die erzeugten Dokumente werden gegen das PDF/A-3-Profil geprüft.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft empfangen können — auch eine kleine Werkstatt. Für den Versand gelten Übergangsfristen, die nach Umsatz gestaffelt auslaufen. Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Maßgeblich ist die Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Ausprägungen verbreitet: XRechnung als reines XML, überwiegend gegenüber öffentlichen Auftraggebern, und ZUGFeRD 2.x als PDF mit eingebettetem XML, das sowohl maschinell gelesen als auch normal angesehen werden kann.
Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen; dort bleibt der gewohnte Ausdruck oder das PDF zulässig.
Beim Kunden wird hinterlegt, ob er E-Rechnungen erhält und in welchem Format. Die Rechnung entsteht wie gewohnt aus dem Auftrag; beim Versand wird zusätzlich das strukturierte Dokument erzeugt und mitgeschickt. Pflichtangaben wie Steuernummer oder USt-IdNr., Leitweg-ID bei Behörden und Zahlungsbedingungen werden vor dem Versand geprüft.
Eingehende E-Rechnungen können eingelesen und in die Buchhaltung übernommen werden. Alle Belege werden zehn Jahre revisionssicher archiviert, sodass Original und Buchung zusammenbleiben.
Empfangen müssen Unternehmen in Deutschland seit 2025; für den verpflichtenden Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen nach Umsatzgröße.
XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF mit eingebettetem XML. Beide erfüllen EN 16931; SmartWerkstatt unterstützt beide.
Nur bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie wird als Käuferreferenz (BT-10) in der Rechnung hinterlegt.
Nein. Der Hinweis erscheint ausschließlich, wenn tatsächlich eine E-Rechnung erzeugt wurde.
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 — als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD 2.x (PDF mit eingebettetem XML). Ein reines PDF erfüllt die Anforderung nicht.
Ja. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Belege lassen sich einlesen und in die Buchhaltung übernehmen; die Archivierung erfolgt revisionssicher für zehn Jahre.
SmartWerkstatt ist eine Cloud-Werkstattsoftware für KFZ-Betriebe, Autohäuser und Reifenservices in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Auftragsverwaltung, Werkstattplaner, Rechnungsstellung, Kundenportal und Buchhaltung laufen in einem System auf demselben Kunden- und Fahrzeugstamm.
Die Software ist GoBD-, KassenSichV- (Deutschland), RKSV- (Österreich) und DSGVO-konform; das Hosting erfolgt ausschließlich in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Es gibt vier Tarife von 25 € bis 179 € netto pro Monat, alle monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr und ohne Kosten pro Mitarbeiterkonto. Die Einrichtung dauert unter fünf Minuten, eine Installation ist nicht nötig, und der Zugriff funktioniert als PWA auf Desktop, Tablet und Smartphone.
SmartWerkstatt · Cloud-Werkstattsoftware · Preise · Funktionen · Demo