Das KFZ-Rechnungsprogramm von SmartWerkstatt erstellt rechtssichere, GoBD-konforme Werkstattrechnungen inklusive Arbeitswerten (AW), Material, Pauschalen, Rabatten und mehreren Mehrwertsteuersätzen — in wenigen Sekunden direkt aus dem Auftrag.
E-Rechnungen werden im XRechnung- und ZUGFeRD-Format nach EN 16931 erzeugt. DATEV-Export, dreistufiges Mahnwesen mit Mahngebühren, Kartenzahlung an der Theke und die Erfassung mehrerer Zahlungsarten pro Rechnung sind integriert.
Rechnungsnummern werden atomar in der Datenbank vergeben, damit auch bei gleichzeitiger Nutzung durch mehrere Mitarbeiter keine Lücken oder Dubletten entstehen. Nach dem Druck sind Belege unveränderbar; Korrekturen laufen als Storno oder Teilstorno mit Bezug zum Original.
Die Rechnung wird nicht neu getippt, sondern aus dem Auftrag übernommen: Arbeitspositionen mit Stunden oder Arbeitswerten, Teile mit Artikelnummer und Menge, Pauschalen wie Kleinteile oder Entsorgung sowie Anzahlungen und Rabatte. Jede Position trägt ihren eigenen Steuersatz, sodass 19 %, 7 % und steuerfreie Positionen in einer Rechnung stehen können.
Arbeitswerte lassen sich betriebsweit einstellen: Wer in AW abrechnet, hinterlegt den AW-Wert in Minuten und den Stundenverrechnungssatz; die Rechnung zeigt dann Arbeitswerte statt Stunden. Rabatte sind je Position oder auf die gesamte Rechnung möglich, ebenso Mitarbeiter- und Kundenrabatte mit fester Obergrenze.
Die fertige Rechnung geht als PDF per E-Mail, per WhatsApp-Link oder gedruckt an den Kunden. Der Sendeverlauf protokolliert, wann welche Rechnung an welche Adresse ging.
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; für den Versand gelten gestaffelte Fristen. SmartWerkstatt erzeugt strukturierte Rechnungen nach EN 16931 im Format XRechnung (typisch für öffentliche Auftraggeber) und ZUGFeRD 2.x (PDF mit eingebettetem XML für Geschäftskunden) — ohne Zusatzmodul.
Rechnungsnummern werden je Betrieb fortlaufend und lückenlos vergeben. Eine gebuchte Rechnung lässt sich nicht mehr stillschweigend ändern: Korrekturen laufen über Storno mit Gegenbuchung, jede Änderung wird mit Zeitstempel und Benutzer protokolliert. Damit erfüllt die Belegkette die Anforderungen der GoBD an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit.
Für Österreich gilt die RKSV mit Registrierkassenpflicht und signierten Belegen, für die Schweiz der Satz von 8,1 %. Der Steuersatz richtet sich nach dem Land des Betriebs und wird bei der Einrichtung gesetzt.
Offene Rechnungen erscheinen mit Fälligkeit und Alter in einer eigenen Liste. Zahlungen lassen sich in bar, per Karte, per Überweisung oder gemischt erfassen, auch als Teilzahlung. Der Bankabgleich ordnet eingehende Umsätze anhand von Betrag, Rechnungsnummer, IBAN und Name automatisch zu.
Das Mahnwesen arbeitet dreistufig mit Zahlungserinnerung, erster und zweiter Mahnung samt Mahngebühr und Verzugszinsen. Der DATEV-Export liefert Buchungsstapel für SKR03, SKR04 und den österreichischen Einheitskontenrahmen, wahlweise mit den zugehörigen Belegbildern.
Ja. Atomare Rechnungsnummern, nach dem Druck unveränderliche Belege, vollständiges Änderungsprotokoll und ein Export für die Betriebsprüfung.
Ja. XRechnung und ZUGFeRD 2.x werden direkt aus der Rechnung erzeugt — ohne separates Tool.
Ja, mit konfigurierbarem Stundenverrechnungssatz, automatischer Umrechnung in Stunden und direkter Übergabe an die Buchhaltung.
Eine Rechnung kann mehrere Zahlungen mit unterschiedlichen Zahlungsarten haben; Kassenbuch und offene Posten werden entsprechend anteilig fortgeschrieben.
Ja. Rechnungen werden auf Wunsch als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD 2.x (PDF mit eingebettetem XML) nach EN 16931 erzeugt — ohne Zusatzkosten und direkt aus dem Auftrag.
Ja. Der AW-Wert in Minuten und der Stundenverrechnungssatz werden einmal hinterlegt; Aufträge und Rechnungen zeigen dann Arbeitswerte, die Berechnung erfolgt im Hintergrund weiterhin exakt.
Über eine Stornorechnung mit Gegenbuchung. Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert erhalten, die Nummernkreise bleiben lückenlos — so verlangt es die GoBD.
Ja, als DATEV-Buchungsstapel für SKR03, SKR04 und den österreichischen Einheitskontenrahmen, auf Wunsch mit Belegbildern für den Belegtransfer.
SmartWerkstatt ist eine Cloud-Werkstattsoftware für KFZ-Betriebe, Autohäuser und Reifenservices in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Auftragsverwaltung, Werkstattplaner, Rechnungsstellung, Kundenportal und Buchhaltung laufen in einem System auf demselben Kunden- und Fahrzeugstamm.
Die Software ist GoBD-, KassenSichV- (Deutschland), RKSV- (Österreich) und DSGVO-konform; das Hosting erfolgt ausschließlich in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Es gibt vier Tarife von 25 € bis 179 € netto pro Monat, alle monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr und ohne Kosten pro Mitarbeiterkonto. Die Einrichtung dauert unter fünf Minuten, eine Installation ist nicht nötig, und der Zugriff funktioniert als PWA auf Desktop, Tablet und Smartphone.
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