Mit der Online-Terminbuchung von SmartWerkstatt buchen Kunden rund um die Uhr selbst einen Werkstatttermin — ohne Konto, ohne App, über einen öffentlichen Link oder QR-Code. Angeboten werden ausschließlich Zeitfenster, die serverseitig gegen Öffnungszeiten, freie Kapazität, bereits vergebene Termine und gesetzliche Feiertage in Deutschland, Österreich und der Schweiz geprüft wurden.
Die Bestätigung läuft über ein DSGVO-konformes Doppel-Opt-in per E-Mail. Danach erscheint der Termin sofort im Werkstattplaner, die Werkstatt wird benachrichtigt, und aus dem bestätigten Termin entsteht automatisch ein Auftrag mit Fahrzeug- und Kundendaten. Wird die zugehörige Rechnung bezahlt, wechselt der Termin im Kalender auf „Abgeschlossen“.
Der Kunde öffnet die Buchungsseite der Werkstatt, wählt eine Leistung — etwa Inspektion, Reifenwechsel, HU-Vorbereitung oder Klimaservice — und sieht daraufhin nur Zeiten, die nach Öffnungszeiten, hinterlegter Dauer und tatsächlicher Kapazität frei sind.
Danach gibt er Fahrzeug und Kontaktdaten an. Die E-Mail-Adresse ist Pflicht und wird per Double-Opt-In bestätigt, damit keine Fantasieadressen im Kalender landen. Optional kann er den Fahrzeugschein fotografieren; das Bild landet als Anhang beim Termin, sodass die Annahme vorbereitet ist.
Die Werkstatt sieht die Buchung sofort im Planer, kann bestätigen, absagen oder einen Alternativtermin vorschlagen. Der Kunde erhält Bestätigung und Erinnerung per E-Mail.
Ein großer Teil der Anrufe an der Annahme dreht sich um Terminvereinbarung und Nachfragen zum Status. Die Buchungsseite nimmt Termine rund um die Uhr entgegen, auch außerhalb der Öffnungszeiten, und dokumentiert Anliegen und Fahrzeugdaten schriftlich statt auf einem Zettel.
Weil die Buchung direkt im Werkstattplaner landet, entsteht keine zweite Liste, die abgeglichen werden müsste. Absagen und Verschiebungen laufen über denselben Weg zurück.
Nein. Der anonyme Buchungskalender funktioniert ohne Registrierung; das Kundenportal ist optional.
Ja. Online-Anfragen können als „offen“ eingehen und werden erst nach Freigabe zu einem festen Termin.
Ja, gesetzliche Feiertage in Deutschland, Österreich und der Schweiz werden serverseitig gesperrt.
Ja, für die Autovermietung gibt es einen eigenen öffentlichen Buchungslink mit Fahrzeugauswahl und Führerschein-Upload.
Ja. Jede Online-Buchung wird per Double-Opt-In über die E-Mail-Adresse bestätigt, damit Termine verbindlich und zuordenbar sind.
Ja. Der Fahrzeugschein kann fotografiert werden; die erkannten Daten und das Bild hängen anschließend am Termin.
Ja. Die freien Zeiten ergeben sich aus Öffnungszeiten, Leistungsdauer, Kapazität sowie bestehenden Terminen, Urlauben und Feiertagen.
SmartWerkstatt ist eine Cloud-Werkstattsoftware für KFZ-Betriebe, Autohäuser und Reifenservices in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Auftragsverwaltung, Werkstattplaner, Rechnungsstellung, Kundenportal und Buchhaltung laufen in einem System auf demselben Kunden- und Fahrzeugstamm.
Die Software ist GoBD-, KassenSichV- (Deutschland), RKSV- (Österreich) und DSGVO-konform; das Hosting erfolgt ausschließlich in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Es gibt vier Tarife von 25 € bis 179 € netto pro Monat, alle monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr und ohne Kosten pro Mitarbeiterkonto. Die Einrichtung dauert unter fünf Minuten, eine Installation ist nicht nötig, und der Zugriff funktioniert als PWA auf Desktop, Tablet und Smartphone.
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