Ein Werkstattplaner ist die zentrale Planungsansicht einer KFZ-Werkstatt: Sie zeigt, welcher Auftrag wann auf welcher Hebebühne von welchem Mitarbeiter erledigt wird. SmartWerkstatt bildet das als Drag-&-Drop-Kalender ab, der Aufträge, Ressourcen und Personal gleichzeitig führt.
Jede Verschiebung prüft sofort Kapazität und Arbeitszeit. Mehrtagesaufträge bleiben als zusammenhängender Block sichtbar, mehrere Mitarbeiter können demselben Auftrag zugewiesen werden und erfassen ihre Zeiten getrennt. Die KI-Optimierung schlägt auf Wunsch eine vollständige Tagesbelegung vor und berücksichtigt dabei kalkulierte Arbeitswerte, Qualifikationen, Urlaub und Krankmeldungen.
Der Werkstattplaner zeigt Termine als Balken auf einer Zeitachse — je Mitarbeiter, je Hebebühne oder je Arbeitsplatz. Termine werden per Drag-and-drop verschoben und in der Länge gezogen; die Auslastung des Tages ist als Balken sofort sichtbar, überbuchte Zeiten werden markiert.
Jeder Termin hängt am Auftrag: Fahrzeug, Kunde, geplante Arbeiten, benötigte Teile und deren Verfügbarkeit stehen direkt am Balken. Fehlt ein Teil, ist das im Plan zu sehen, bevor das Fahrzeug in der Halle steht.
Gesetzliche Feiertage des jeweiligen Bundeslands, Urlaube und Krankmeldungen blockieren Zeiten automatisch, sodass keine Termine in Abwesenheiten fallen.
Kunden buchen über eine öffentliche Buchungsseite mit den Leistungen des Betriebs. Freie Zeiten ergeben sich aus Öffnungszeiten, Kapazität und bestehenden Terminen; die Bestätigung läuft über einen Double-Opt-In per E-Mail, sodass keine Fantasieadressen im Kalender landen.
Vor dem Termin geht eine Erinnerung an den Kunden. Absagen und Verschiebungen kommen im Posteingang der Werkstatt an, ein Alternativtermin lässt sich mit zwei Klicks vorschlagen.
Auswertungen zeigen die Auslastung je Woche, die Zahl abgesagter Termine und die durchschnittliche Durchlaufzeit vom Annahmegespräch bis zur Übergabe.
Er ist in allen Tarifen ab 25 € netto im Monat enthalten und kostet nichts extra.
Ja. Aufträge, Mitarbeiter und Ressourcen sind je Standort getrennt; im Tarif Premium Plus ist die Zahl der Standorte unbegrenzt.
Ja. SmartWerkstatt ist eine PWA und läuft auf Tablet, Smartphone und Desktop mit Offline-Modus.
Ja, Abwesenheiten aus der Mitarbeiterverwaltung blockieren die Planung automatisch.
Ja. Die öffentliche Buchungsseite zeigt nur tatsächlich freie Zeiten aus Öffnungszeiten, Kapazität und bestehenden Terminen. Jede Buchung wird per Double-Opt-In über die E-Mail-Adresse bestätigt.
Ja. Urlaub, Krankmeldungen und die gesetzlichen Feiertage des jeweiligen Bundeslands blockieren die betroffenen Zeiten automatisch.
Ja. Der Terminbalken zeigt den Auftrag samt benötigten Teilen und deren Lagerstatus, sodass fehlende Teile vor dem Werkstatttermin auffallen.
SmartWerkstatt ist eine Cloud-Werkstattsoftware für KFZ-Betriebe, Autohäuser und Reifenservices in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Auftragsverwaltung, Werkstattplaner, Rechnungsstellung, Kundenportal und Buchhaltung laufen in einem System auf demselben Kunden- und Fahrzeugstamm.
Die Software ist GoBD-, KassenSichV- (Deutschland), RKSV- (Österreich) und DSGVO-konform; das Hosting erfolgt ausschließlich in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Es gibt vier Tarife von 25 € bis 179 € netto pro Monat, alle monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr und ohne Kosten pro Mitarbeiterkonto. Die Einrichtung dauert unter fünf Minuten, eine Installation ist nicht nötig, und der Zugriff funktioniert als PWA auf Desktop, Tablet und Smartphone.
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